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TouchONE, la solución de reserva de salas y espacios de trabajo plug & play

TouchONE, la solución de reserva de salas y espacios de trabajo plug & play

26th Sep 2019

Espacios Eficientes

El sistema de reservas TouchONE es una completa solución multilingüe de reserva de salas y escritorios para oficinas, grandes instalaciones corporativas, centros de enseñanza, hoteles y cualquier lugar donde se necesite gestionar salas, espacios y puestos de trabajo.

TouchONE es una solución de hardware y software diseñada para trabajar 24 horas al día, 7 días a la semana y ajustarse a las últimas necesidades de seguridad.

No es necesario ningún conocimiento experto ya que la instalación es rápida y sencilla. Sólo hay que hacer una reserva directamente desde el panel táctil, un ordenador o dispositivo móvil a través de Outlook, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange Server o G Suite.

Diseños modernos de salas corporativas

Un diseño que cada vez se hace más común, espacios más abiertos, más colaborativos más visibles en cuanto a ver que grupos están trabajando e incluso con salas relativamente más pequeñas... ya no se tiene la típica sala de reuniones donde caben 20-25 personas sino que cada vez se tienen salas de reuniones de 5,6 personas incluso de hasta 3.

Inconvenientes típicos al momento de gestionar salas de reunión:

Doble reserva

Dos grupos diferentes piden el uso de la sala en el mismo tiempo

Reuniones Interrumpidas

Personas tocan la puerta y piensas “hasta cuándo van a estar en la sala”

Reuniones espontáneas

Dificultades con encontrar salas para reuniones instantáneas

Uso de recurso ineficiente

Las salas de reuniones están reservadas pero no se utilizan (no se presenta) y falta de datos como se utilizan las salas.

Búsqueda de sala disponible

Difícil de encontrar una sala cuando el edificio tiene varios pisos y pasillos

Equipamiento dañado

Difícil de enviar un reporte de equipamiento dañado y sin información si el equipo funciona o no hasta el comienzo de la reunión o durante la reunión

¿Qué tipo de Soluciones Tecnológicas puedo esperar para integrar o pensar en espacios de reunión y también en coworking?

Tener señalización en frente de la sala

Buscar las salas, ver estados de las salas, quién la reservo y hasta que horas.

Requisitos de catering

En cuanto a pedir agua, pedir galletas, pedir cosas similares hace parte de la reunión típica

Reporte de problemas

Si algo se daña, si necesita mantenimiento o cualquier tipo de reporte y que sea de manera eficiente, que llegue a una mesa de ayuda que pueda solucionar el problema a mejor tiempo posible.

Aplicativo Móvil/Celular

Generar aplicativos de este tipo para ser más intuitivo y rápido posible

En la recepción

Que haya información en la recepción, saber que salas hay, a qué horas, quien está en la sala.

Sensores de ocupación

Saber quién entro, cuantas personas entraron, cuando se fueron, para saber si la sala realmente está disponible o no.

Integración con automatización

Gestión adicional de otros recursos, como hacer que las reservas de salas también integren con un sistema de control

Análisis y estadísticas

Súper importantes para sitios de coworking como espacios de reuniones en todas las empresas, porque puedes saber, quien reserva la sala, quien la utiliza más, que sala se utiliza con más frecuencia, que tipo de equipamiento es el que más se daña, cuantas personas aparecen.

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¿Qué debería de tener frente a la sala?

Una solución sencilla de instalación para el integrador y de uso para el usuario final

Pantallas Interactivas

  • Solución Plug&play
  • Pantallas de diferentes tamaño dependiendo del tipo de imagen o de visualización que espera tener
  • Montaje a pared o a vidrio dependiendo el diseño arquitectónico
  • Interfaz de usuario sea intuitiva
  • Integración con sistemas de calendario, sensores de ocupación, códigos QR
  • Personalización completa de diseños gráficos, fuentes, colores, dibujos de fondo
  • Diseño elegante y robusto

¿Qué debería de tener dentro de la sala?

Sensores movimiento/Presencia

  • Detección automática de las personas dentro de la sala
  • Cancelación automática cuando la gente no ocupa la sala
  • Termino automático de reunión una vez la sala se desocupa
  • Estadísticas detalladas de uso real de la sala

Pantalla de control/automatización o botonera

Recursos que se necesitan a nivel sala

  • Subir y bajar el volumen
  • Encender y apagar las luces
  • Subir y bajar el telón del proyector
  • Encender o apagar el proyector

- Visualización de estado de reunión actual

- Posibilidad de extender la reunión

- Posibilidad de terminar la reunión antes de

- Control de equipos dentro de la sala (si están habilitados desde la recepción, control automático)

- Control de TV, aire acondicionado, proyector, pantalla interactiva, etc.

Reserva de escritorios / Ahorrar dinero y tiempo

Solución para usar eficientemente los espacios de trabajo

Espacios abiertos donde las personas simplemente se sientan a trabajar

  • Identificación simple de estatus de la mesa (si está ocupada o no)
  • Reservas desde el sistema de calendario, kioskos interactivos, teléfonos móviles/celulares, un ecosistema completo que todo venga desde una misma plataforma
  • Identificación de mesa por código QR y nombre, usuario o contraseña especifica
  • Estadísticas y análisis de uso de mesas

Integración con recursos adicionales de la sala

Es importante tener otro tipo de dispositivos integrados a ese mismo sistema para tener un ECOsistema, todo desde una misma plataforma que me permita tener todo integrado desde un solo punto para facilidad de uso, mantenimiento de posterior análisis y soporte.

Se podrían utilizar este tipo de soluciones:

  • Sensores de ocupación
  • Dispositivos conectados y controlados por diferentes tipos de protocolos de comunicación para proyectores, persianas, audio, vídeo, iluminación, aires acondicionados, control de acceso, etc.

Esta comunicación hace que se puedan crear escenarios más eficientes e interactivos

Beneficios de la solución

(Ventajas para el cliente final)

  • Mejoramiento de uso de las salas de reuniones – ahorro de dinero
  • Fácil búsqueda de las salas disponibles – ahorro en tiempo
  • Ahorro de energía por el blacklight y brillo ajustable automáticamente
  • Administración centralizada y remota (no tener que desplazarse hasta la sala para saber el estado)
  • Estadísticas y análisis de uso de salas
  • Fácil de usar e integrar con el sistema de correo actual
  • Fácil instalación de prueba/demo

Ofrecemos un sistema super completo para reservas de salas y escritorios, si tiene alguna inquietud comuníquese con nosotros.

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