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Nuevas tendencias para reserva de salas y escritorios

Nuevas tendencias para reserva de salas y escritorios

Publicado por Juan F Montoya on 19th Apr 2020

Realidades en los sistemas de reservas de salas automaticos

¿Cómo es que esta tecnología contribuye para las nuevas tendencias de comportamiento social?

Los sistemas de reservas de salas habían tenido un crecimiento importante antes que se iniciara la crisis de salud global donde termino limitándose las aglomeraciones de personas y finalmente encerrando en casa a la gran mayoría de población mundial. Pero esto que parece una amenaza en realidad es una oportunidad para contribuir.

La pandemia y correspondiente cuarentena es una realidad que cambiara el comportamiento social de ahora en adelante. La verdad es que los edificios centrales de oficinas no morirán, pero los grupos de personas muy juntos será algo que se tratarán de disminuir, y el trabajo desde casa aumentará. Si desean conocer como potencializar el trabajo desde casa, tenemos un blog con 27 ideas prácticas para mejorar la experiencia.

¿Pero cómo un sistema de reserva de salas puede contribuir y vivir bajo estas nuevas realidades? (si desea saber más de los sistemas de salas tradicionales tenemos otro blog acá)

Los sistemas de reservas de salas, en su concepción tradicional posiblemente NO serían tan útiles en este nuevo esquema, pero los sistemas de reserva de recursos Si!!

¿Como son estos sistemas? cuales son aquellos que van más allá de la simple reserva de salas y que están basados en software y no hardware?   Exploremos como es que el CUE Assist si podrán dar un gran aporte a esta nueva realidad. Serán muy útiles no solo para mejorar la experiencia de uso de las salas, sino en cuanto a la salubridad y aprovechamiento de recursos. Los siguientes puntos que vamos a presentar ahora no son ideas para un producto futuro, esto ya existe y está disponible para ayudar.

Continúe leyendo este articulo y descubra esta nueva oportunidad.

Los sistemas tradicionales de reserva de salas consisten en unas pantallas que se colocan en la entrada de cada salón o auditorio para que allí las personas indiquen cuando los van a usar coordinando bien esto con los demás posibles usuarios dentro de la empresa, aprovechando así el número de salas que normalmente son limitados con respecto al número de potenciales usuarios y evitando conflictos. Muchos de estos sistemas sacan estadística de uso que le ayudaran a los gerentes de tecnología a hacer análisis de inversión.

Algunos sistemas más avanzados permiten la reserva no solo desde las pantallas, sino desde diferentes dispositivos dando más agilidad en el proceso de la reserva, y los informes son más avanzados indicando que personas o áreas está usando realmente estas salas y de qué manera las están usando, para si hacer inversiones futuras más adecuadas.

Lo anterior sonaba muy bien hasta hace unos meses, pero la verdad es que ahí para todo, y la contribución para el mundo post pandemia es muy limitado. ¡Se necesita algo nuevo para estos nuevos tiempos!

El nuevo paradigma es el de como optimizar también el recurso humano y las aglomeraciones.

Primero usted no quiere que hallan aglomeraciones de gente, por eso es importante que la gente se esté desplazando lo menos posible por los corredores de la empresa tratando de buscar un sitio donde reunirse, ahora se quiere que la(s) persona(s) vayan directamente a donde se requiere.

Ahora se querrá tener un control más adecuado del número de personas que asistan a una sala para evitar aglomeraciones más allá de la capacidad. Estos sistemas le permiten al usuario interesado en reservar una sala, encontrar la más adecuada en tamaño, ya que estos sistemas permiten el filtrado por tamaño, tipo y recursos tecnológicos disponibles dentro de cada lugar, seleccionando así la más apropiada.  (Si desean incluir una pantalla de señalizacion digital con dispensador de gel para limpieza, le puede interesar este articulo)

Estos sistemas integrados con sensores contadores de personas permiten asegurarse que se está cumpliendo la normativa establecida en la empresa y reduciendo así el riesgo de contagios e incapacidades.

Si la sala no está funcionando bien algún equipo, lo podrá reportar fácilmente en la misma plataforma, así el departamento de audiovisuales y mantenimiento quedará avisado. O si desea solicitar algún servicio de catering (alimentación) ahí mismo, fácilmente desde la sala, puede solicitar unos cafés y entremeses para atender a quienes está haciendo la presentación sin desplazarse o distraerse, todo desde la misma plataforma CUE. (para integrar soluciones personalizadas remotas de teleportividad para ayuda a los usuarios de la sala mire este articulo)

Si desean tener un edificio más verde, el sistema de reserva de salas se puede integrar naturalmente a los de automatización de CUE creando una misma plataforma transparente para el usuario de manera que pueda iniciar las reuniones ágilmente y contribuya al ahorro energético de la empresa.

Reserva de recursos

Las tendencias indican que el trabajo desde casa se multiplicara enormemente comparado a como venía siendo utilizado hasta ahora, pero la oficina central no desaparecerá, será el centro especial de servicios y donde habrá unos recursos avanzados que no ameritarían que todas las personas que trabajen desde casa las tengan.

¿Porque limitar solo estos sistemas de reservas a la reserva del espacio físico? ¿Porque no poder reservar también otros recursos que hay en la empresa, bajo la misma plataforma y así entregar una experiencia completa?

Mucho más para reservar y optimizar

La reserva de escritorios no es solo algo que usarían los negocios de coworking, esto ahora aplicara también a las empresas para poder tener mas y mejor distribuidas las personas, turnando el uso de los puestos de trabajo y potencializando no solo el espacio sino la salud de las personas.

Muchas personas van a estar trabajando desde casa por lo que la empresa requerirá adquirir licencia de algún códec de videoconferencia como Space, Zoom, GoToMeeting, etc., una solución es comprar una licencia individual para cada persona en la empresa de manera que siempre tenga disponible espacio (salas) para hacer su reunión virtual, ¿pero si los recursos de la empresa son limitados y no se pude dar el lujo de tener una licencia por persona? Bueno, pues pueden comprar unas cuantas licencias limitadas y compartirlas entre todos haciendo la reserva de la sala virtual a través del sistema de CUE Assit.

Los estacionamientos en su empresa pueden ser limitados, y si ahora la gente está trabajando desde su casa, pero de vez en cuando tienen que visitar la sede central, ¿cómo se aprovechan y reservan estos espacios? CUE Assit le integra estos servicios también.

¿Y si van a hacer una presentación especial en donde los equipos que tienen en su casa no van a dar la calidad y flexibilidad que desearían para poder quedar bien ante los invitados? No vale la pena equipar todas las casas de cada empleado de teletrabajo con ciertos periféricos audiovisuales costosos. Lo mejor es que reserve la sala más adecuada de la oficina que si está preparada para esto, pero para esto debe de saber que recursos hay en cada sala. CUE Assit le entrega una forma gráfica, amigable y fácil de filtrar y escoger salas por tipo de equipamiento audiovisual y servicios complementarios, por tamaño, por tipo de mesa, etc., etc.

Habrá casos en que la empresa le preste el servicio a sus teletrabajadores y les lleve los equipos (periféricos) especiales que requiera para hacer una reunión que genere mejor imagen a sus invitados remotos. Con CUE Assit podrá reservarlos y solicitar su llevada y traída, sin necesidad que se desplace hasta la sede central y sin tener que mantener equipos costosos subutilizados.

¿Aún está usando sistemas de reserva de salas “tradicionales”? Cámbiese a la nueva opción que le permitirá acomodarse al mundo post-pandemia y obtenga mejores resultados de colaboración y aprovechamiento de recursos y dinero.

Contáctenos

Si desea más información, contáctenos en www.lacitaav.com o al +57 (4) 444-4755

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