Created with Sketch. Created with Sketch.

La configuración de cookies en este sitio web está configurada para que le brinden la mejor experiencia. Haga clic en Aceptar cookies para continuar usando el sitio.

27 ideas practicas para optimizar el TeleTrabajo.  ¿Como haria usted y su empresa?

27 ideas practicas para optimizar el TeleTrabajo. ¿Como haria usted y su empresa?

Publicado por Juan F Montoya on 17th Mar 2020

Ya sea por pandemia o por contaminación, el tema de teletrabajo  se convirtio en un asunto muy relevante, pero para muchos estas actividades puede traer grandes dudas de cómo podrían funcionar correctamente , tanto para el empleado como para el empleador.

Sin las herramientas adecuadas, los sistemas necesarios y los hábitos de comportamiento en su lugar, uno se puede quemar, distraer, ser improductivo y literalmente enloquecerse, o enloquecer a su jefe.  Aca podran  encontrar 27 puntos especificos que le ayudaran a mejorar esta experiencia.


A principios de la década de los 2000 comencé a trabajar en una empresa con sede en Mineapolis para atender el mercado latinoamericano desde Medellín, situación laboral que NO era muy común en esa epoca y de la cual había poca literatura y políticas establecidas.   Así que a punta de golpes aprendí a manejarlo y utilizarlo, llegando a un punto en donde senti ser más productivo, trabajando desde mi casa, que en los días que me tocaba sentarme en el escritorio que me tenian reservado en la oficina central. 

Finalmente esto del teletrabajo termino siendo un gana-gana para ambas partes!.

Casualmente ahora laboro en una compañía de  soluciones audiovisuales, y por lo tanto he terminado inmiscuido en estos temas de teletrabajo, pero ahora complementandolo tambien desde la parte técnica. 

Quiero ahora compartir mi experiencia y de como no dejarse abrumar por esta situación del teletrabajo y de como contribuir a la sociedad y a la empresa efectivamente con unas ideas puntuales, muy necesarias y productivas, las cuales se refuerzan ahora cuando la nube y la tecnología nos permiten tanta flexibilidad.

Hablemos de unas ideas que van desde (1) el comportamiento personal, (2) las herramientas AV requeridas, hasta (3) el entorno físico y la etiqueta en las tele-reuniones. Estoy seguro que esto será de gran ayuda para todos.

(A) UNA NUEVA CONDUCTA Y ESTADO MENTAL


1. Mantenga una rutina: Establezca su horario de entrada y salida, y cumplalo.  Lleve el control de este. Bien, podria modificar su horario con respecto a lo que hacia cotidianamente en la oficina, analizando que se acomode a los objetivos laborales establecidos y a las nuevas condiciones de su casa o las distracciones que pueda encontrar alli, pero cumplalo.   Bañese, organicese y haga como si fuera un dia normal de un trabajo! Porque de verdad lo es!

2. Organice su espacio:  Cree su propio sitio en el cual se sienta cómodo y tranquilo. Traiga cosas que le ayuden a su inspiración y remueva las que le pueden distraer.

3. Haga planes periódicos y pase informes:   Al final del día haga un análisis de las actividades finalizadas y las pendientes. Realice un informe, existen software que les agilizan en esto, o hágalo manualmente, ya usted decide, pero hágalo!

4. Maneje un calendario:  Apunte y revise todas sus citas, reuniones y llamadas. Desarrolle la habilidad para clasificar bien las actividades y prioridades.  Mantenga siempre al día un sistema de clasificacion organizado. (ha escuchado del GTD?)

5. Estableca metas a largo plazo: Programe un tiempo para la planificación semanal, pero también debe sacar tiempo para pensar a largo plazo. ¿Cómo son sus metas para este mes, trimestre, año? Cuanto más claros sean sus objetivos, más fácil será priorizar las tareas y solo asumir los objetivos que contribuyan a sus objetivos más amplios

6. Copias de respaldo: Organice bien el almacenaje de la información, ya sea electrónica o físicamente y recuerde tener copias de seguridad, ya esto depende SOLO de usted!

7. Borre software y aplicaciones innecesarias: Ahora la oportunidad de distraerse son mayores.  Asegurese que en el dispositivo que está usando para trabajar no tenga ninguna de las notificaciones distractoras que le llegan en su vida cotidiana de no-oficina.

8. Métodos de comunicación: Establezca un método de comunicación unificado con la oficina central, trate de mantener un esquema en donde se unifique.  Si va a ser por chats, cual usaran? (whatsapp, slack, el del codec de VC usado, el del CRM de su compañía, etc.) pero mantenga la coherencia, no veces unos mensajes por un lado y otras veces por otro 

9. Busque alternativas:  A veces no tendrá las herramientas requeridas, Internet no trabajará tan rápido, la faltara un documento de consulta, etc, etc. Pero la verdad es que siempre habra algo para adelantar.  Si tiene organizadas sus actividades en cuanto a pendientes y requisitos siempre encontrara algo que hacer y no terminara distrayendose en la casa . Por ejemplo, podrá adelantar ese documento que nunca termino, podrá actualizar el listado de clientes y sus proyectos, crear el guión de vídeos instructivos que le ayudara a cerrar mas negocios, pensar en nuevas fuentes de ingreso para su compañía, podrá estudiar sobre la experiencia del usuario, etc, etc. ( Vídeo De organización otras actividades )

10. Cambio mental: NO son vacaciones, no es esperar a seguir órdenes, esto del teletrabajo es una competencia contra uno mismo. El éxito va en su responsabilidad y manejo del entorno.  No son sus hijos, no es su PC, no es la mesa de comedor, es una lucha diaria contra la procrastinación.

11. Disfrute la oportunidad de trabajo en casa: Piense en el  ahorro de tiempo en transporte público, los costos de parqueadero, la huella de carbón y la cercanía a sus seres queridos.  Haga ejercicio, aproveche esto.  Multipliquelo y hágalo mas productivo, y cuando vaya a la oficina disfrute las otras comodidades que tiene y de sus compañeros.  Posiblemente habra más distracciones, pero ya estará preparado para manejarlas con precisión.

(B) EQUIPAMIENTO TECNICO QUE OPTIMIZA LA EXPERIENCIA

Si bien solo con los anteriores puntos usted va a poder manejar mejor la situacion, una ayuda tecnologia es escencial para que esto se potencialice del todo.  Esta parte tecnica puede dividirse en dos.  Una que usted deberia de tener en casa y otra que deberia implementar la sede central para coordinarse efectivamente con los colaboradores en teletrabajo.

Es claro que por ahora las oficinas centrales NO van a desaparecer, siempre tendremos gente que se instalara allí y siempre habran cosas que se haran más eficientemente desde allí, ademas las oficinas cada vez se estarán diseñando más como sitios de encuentro y acercamiento humano que como el claustro central de agrupamiento obligatorio.  Lo importante es que estas sedes centrales esten preparadas para estas nuevas modalidades de trabajo.

      EN SU CASA                                                                                    

12. Audio: Un sistema manos libres con cancelación de eco y procesamiento para el mejor manejo del sonido que integre un buen micrófono y un altavoz para que haga las reuniones mas naturales y sin esfuerzo es un equipo básico recomendado para tener, bien se puede usar los que trae el PC , pero la experiencia no va a ser la misma, use mejor unos audifonos y si incluyen mic mejor.  Usar un  Chat-50 puede hacer mucho, pero mucho más productiva la comunicación, y las personas en el otro lado de la linea se lo agradeceran tambien.

13. Vídeo : Si su PC queda correctamente ubicado, de frente a usted y a la altura apropiada, con la cámara que el mismo PC trae es suficiente, no requiere cámaras externas.  Si por la posición, iluminacion o nivel de detalle requrido no lo termina captando bien, ahí ya debería buscar alguna cámara, las cuales van desde genericas a buen precio hasta unas de alto contrante como las Unite50.  

Nota sobre Conexion:  Es muy normal que en la casa usemos Wi-Fi como metodo primario de conexion.  La verdad es que nuestra recomendacion es que por preferencia  trate de usar una linea cableada, si NO la tiene disponible, use el wiFi pero es mas probable a que encuentre caidas de señales o desincronizacion de video.  Si aun sigue teniendo problemas, apague la camara, una reunion se puede sacar adelante sin video, pero sin audio si es casi que imposible lograr algun objetivo, asi que sacrifique la imagen en pos de sus objetivos principales.

Nota sobre Smartphones:  Con las tecnologias actuales no hay problema de usar su dispositivo movil en lugar de un computador, las camaras son bastante buenas y si usa buenos audifonos con mic, el audio saldra lo suficientemente bien.  Cuales son las desventajas.  Cuando se compartan documentos o graficas el tamaño de la pantalla no le sera de mucha ayuda y si lo acerca a usted la camara ya no estara en la ubicacion adecuada.  Muchas herramietnas de comunicacion ahora permiten rayar sobre documentos, en un smartphone esto le sera mucho mas complicado.

    EN LA SEDE CENTRAL

Antes de profundizar en este tema, es importante aclarar que muchas de las tecnologías que vamos a identificar acá están pensadas en como mejorar la experiencia de las personas que están al otro lado de la línea.  Puede que en algunos casos usted no note los beneficios de la tecnologia en el sitio, pero lo que si es SEGURO es que su(s) interlocutor(es) en el sitio remoto si lo notaran y se lo agradeceran.  Finalmente este es el objetivo que la empresa busca, hacer mejor la comunicación y más productiva la reunión. Ahora, si la otra persona también invierte en mejorar su tecnología, esto si beneficiara su experiencia directa en el lugar.  Esto es lo que llamaríamos "etiqueta" en la comunicación a distancia, tema que vamos a ver más adelante .

Es importante aclarar aca que estamos hablando de las reuniones tipicas de salas de juntas.  Si su necesidad esta mas enfocada a asambleas legislativas que requieren cierto grado de "formalidad" en el quorum y las votaciones, muchas de las ideas expresadas a continuacion aplicarian tambien, pero es importane que se complementen con ciertas herramietnas, y esto lo pueden ver aca donde tocamos este tema  dereuniones certificadas con mas detalle.

14. Micrófonos :   La adecuada escogencia del tipo y cantidad de micrófonos es clave. Sin esto toda comunicación comienza mal. Hay micrófonos para captar lugares en donde las personas se están moviendo (ver  beamforming) hay micrófonos para cuando las personas están alrededor de una mesa y esta llena de papeles (ver micrófono de techo), hay micrófonos para colocar sobre la mesa así ocupen espacio pero donde se busdca reducir el costo (ver  chat-attach), hay micrófonos para uso individual fijos (ver  fijo) y hay micrófonos móviles inalambricos (ver wireless).  Deténgase y piense claramente en la captación de cada uno de estos, las fuentes de ruido que existen en la sala y la ubicacion de las personas que quieren que se capten (o no se capten).  La correcta elección de los microfonos lograra que la otra parte entienda o no lo que usted realmente quiere decirle.

15. Altavoces / Amplificadores:  Para que cada persona en la sala escuche adecuadamente y no tengan que amontonarse, o que algunos de los presentes digan que no entienden y otros digan que suena muy duro, un análisis de cobertura de altavoces es ideal, existen standares como el ACU ( ANSI / INFOCOMM A102.01: 2017) que le ayudará a estar seguro que la escogencia de los altavoces es la adecuada.  Igualmente esto lo podemos tratar con más detalles en otro blog. Si contacta a A-Int podriamos ayudarle en determinar las tecnologías y dispositivos más adecuados.

16. Procesadores:  La electrónica que hace la magia para que desaparezcan los ecos, el sonido no se retroalimente o se mantienga dentro de los límites establecidos, y que ademas los micrófonos se abran y cierren en el momento oportuno entre otras funciones mas, son los procesadores, elementos que serian tema de mas detalles en otro blog. Pero para resumir y dejar algo mas concreto aca, hay ocasiones en donde estos procesadores vienen como equipos independientes como el  Converge Huddle, o en otros casos vienen en un mismo cuerpo con otros componentes incluidos como en el caso del Lenubio. Determinar el procesador adecuado para no gastar mas ni menos es importante y hara que toda la comunicacion fluya con mayor calidad

17. AV Hubs: La agilidad en comenzar una reunión es vital para que no se termine extrañando a las reuniones tradicionales con las personas físicamente en la sala. Si para comenzar una reunión hay que llamar a un técnico y buscar cables y conexiones enredadas e incompatibles, seguro que van a terminar lamentando la idea del teletrabajo. Por eso hay hubs de conexiones rápidas de manera que una persona sin mayores conocimientos técnicos que llevan su propio PC (muy oportuno ahora que no se quieren manipular superficies tocadas por otros) y con un (1) solo cable USB conecta tanto la red, como el vídeo (televisores), la cámara y el audio (mics y altavoces), Ejemplos de esto es el  Versa Hub o inclusive si se quiere inalambricamente para que varias personas compartan el contenido no solo de sus computadores sino de sus teléfonos inteligentes y tabletas hay soluciones como el HHO +

18. Pantallas: De acuerdo a la iluminación del sitio, las distancias a las que estaran sentadas las primeras y las últimas personas en el salon es importante determinar el tamaño de las pantallas, de manera que no esten todos apretujados para poder ver bien el contenido que se comparte,  ya sea del tipo general (presentaciones en power point o videos) o de alto análisis y detalle (excel, mapas y planos).  Para esto existen métodos de cálculo estandarizados mundialmente como el Discas para ver el tamaño recomendado de las pantallas ANSI / INFOCOMM V202.01: 2016, u otro para ver el contraste requerido ANSI / INFOCOMM 3M-2011. Si  contacta a A-Int lo podemos ayudar en determinar las tecnologías y dispositivos más adecuados. 

19. Cámara:  De acuerdo al tamaño de la sala y la ubicación de la (s) mesa (s), la escogencia de la (s) cámara (s) va a indicar si requiere de 1 o más.  Busque que nadie quede muy de lado o de espaldas. El efecto que una persona está hablando y la mirada este enfocada hacia otro lado puede ser perturbante o distractor para la persona en el sitio remoto. Cámaras fijas de buena calidad como la  Unidad-50 bien ubicadas hacen una gran diferencia por su buena resolución, inclusive si requiere cámaras con movimiento, las cuales se denominan PTZ como la  Unidad-150 hace que la credibilidad de su reunión sea elevada. Existen cámaras con seguimiento automático que enfocan solas al expositor. Otras veces, para casos de reuniones de capacitaciones prácticas y/o demostraciones, puede ser importante tener otra cámara opcional para captar en primer plano equipos especiales o documentos.  Tenga en cuenta que ya cuando hay mas de 2 camaras van a requerir de dispositivos de seleccion y enrutamiento de estas señales como son los switchers y las matrixes.

20. Tableros y Pizarras : Para compartir adecuadamente la información, a veces no es suficiente los documentos electronicos que están en su computadora, así que escribir en un tablero que capture y transmita esta información es un muy buen complemento.  Estos pueden ir desde opciones económicas como los  e-board o los visuales electrónicos de mayor flexibilidad y costo como los  e-screen, inclusive pueden ser proyectores interactivos de tiro ultra corto para que las personas puedan pararse al frente de estos y no generen sombras.

21. Softcodec : Empaquetar toda esta información visual y auditiva del salón para el transporte digital por la red, es la labor que deben de hacer los códecs. Anteriormente estos eran equipos costosos separados, ahora pueden ser software que se instalan en una PC ya sea fija o móvil en la sala, y van desde los softcodecs gratuitos básicos como Skype o pagados como el  Space (nuestra recomendación), Zoom, MS-Teams, TrueConf, GoToMeeting, Webex, o Hangout incluido en la GSuite entre muchos otros.  Lo importante es elegir el que se adapte a sus necesidades presupuestales y de servicios requridos, porque aunque muchos prestan la función básica de códec de videoconferencia, algunos entregan funciones adicionales de chat, pizarras blancas , compartición de documentos, control de dispositivo, grabación de reuniones, entre otros.  Pero tambien muy importante, los requerimientos de red, ¿Que tanto consumen? hay algunos como el Space/Spontania que requieren bajos recursos y se acomodan al ancho de banda diponible, hay otros que son mas exigentes, asi que todos estos factores hay que analizarlos.

22. Gestión y Certificacion :   Es posible que en algunas reuniones especiales requieran votacion, quorum, actas y otras documentaciones de manera que queden certificados con pruebas y demas legalidades. Esto no es un inconveniente hoy en dia para hacerlo remotamente. Para esto hay soluciones a la medida que se pueden aplicar, requisitos especialmente importantes para entes gubernamentales o reuniones de juntas que requieran de ese tipo de formalidad.  Si contacta a A-Int les podran dar informacion especifica sobre las diferentes herramientas para poder hacer este tipo de reuniones con registros y bitacoras electronicas mas certificaciones seguras usando tecnologia Blockchain.

23. Integración : A veces las salas pueden aumentar su complejidad en tecnología a medida que se usan mas equipos, pero para no dejarse abrumar por esto y hacerlas mas amigables y ágiles es recomendable un sistema de automatización los cuales pueden comenzar tan simples y económicos como un  CUEBasic y subir en complejidad hasta lo que requiera dicha sala, integrando no solo los equipos audiovisuales sino tambien la iluminación, accesos y hasta la reserva y agendamiento de las salas como lo hace el sistema TouchOne

24. Acústica : Finalmente una buena selección de equipos hace que la experiencia para todos los presentes y remotos sea mas agradable, pero si estos equipos se encierran en un sitio acústicamente incorrecto, muchas de las ventajas y beneficios discutidos previamente se verán disminuidos, así que el entorno y sus materiales son importantes a tener en cuenta. Existen métodos para calcular, simular y medir los tiempos de reberveración de las salas, los cuales se buscan que esten entre 0.6 seg y 1 seg. Esto se puede lograr muy económicamente o requieriendo un poco mas de inversion, todo dependiendo de los terminados estéticos que se buscarian tener. Si contactan a A-Int, pueden ayudarles a buscar alternativas de acondicionamiento acústico


(C) ETIQUETA EN LAS REUNIONES


Cuando se hacen reuniones a distancia por medio de videoconferencias, con equipos que siguen nuestras  anteriores recomendaciones, es muy probable que terminen siendo más productivas, ágiles y rápidas que las presenciales.  Por que?, por la tendencia que en estas reuniones "electronicas" se va más al grano y menos en temas distractores, como si ocurre en muchas reuniones presenciales.  Este es otro aporte indirecto que hay que aprovechar, pero para que dicha productividad opere mejor, ademas de los anteriores equipos, se debe de asimilar  una "etiqueta" que permitira que los otros asistentes no se vayan a sentir incomodos.

25. Enmudezca el micrófono:   Ruidos inapropiados y distractores de parte suya (concientes e inconcientes) entorpecen la comunicación.  Mantener el micrófono cerrado mientras no lo necesita es una muy buena costumbre.  Para eso los microfonos que recomendamos vienen con un botón grande de fácil acceso para estar activandolos y desactivandolos oportunamente.

26. Revise el enfoque de su  cámara : Cámaras que no lo captan bien, con sombras, apuntando a lugares privados son distractores que desenfocan la reunión, revise que esta este en el sitio adecuado y capte lo que desea correctamente.

27. Llegue a tiempo:  Cumpla con el horario, prepare la reunión y la conexión con el tiempo adecuado para estar seguro que le funciona.  Igualmente, si ha seguido los consejos de técnologia que tocamos previamente se va a lograr agilidad en este punto del inicio de la reunion.  De todos modos, tenga en cuenta el tiempo de inicio y puesta a punto de la sala.

Bonus: 28. Como punto extra de etiqueta, considere invertir en tecnologia que le ayude a la persona que esta al otro lado de la linea, usted es el que quedara bien representado si los otros lo escuchan y ven correctamente.  Si su microfono y camara no son los mas adecuados, usted no sufrira, pero la persona con que usted se quiere conectar al otro lado de la linea tendra una reunion mucho mas incomoda.  Piense en ellos!

Entre mas de estos puntos se cumplan, mas productivo y natural sera el teletrabajo realizado por usted y para su empresa.

Contacte un experto que le pueda ayudar con la solución ideal segun sus necesidades especificas para el teletrabajo ya sea por esta situacion coyuntural del coronavirus ,o  por que estan pensando en una aplicacion mas permanente  en su organizacion

Y si require conocer un poco mas sobre la calidad del aire y su afectacion en la efectividad de las reuniones y vida cotidiana tenemos una serie de blogs muy interesantes al respecto los cuales puede empezar a leer aca.

* Si desea ver un listado completo de equipos recomendados para casa, siga este link, tenga paciencia, es largo

** Si desea ver un listado  de equipos recomendados para sede central, siga este link, tenga paciencia, es largo

Contáctenos


(D) UN PAR DE MAS IDEAS

Bonus: 29.  Realice pequeñas reuniones diarias en la mañana con su grupo de trabajo en donde se hable de lo que se hizo el dia anterior, que se va a hacer hoy y que esta por venir.  La idea es poder ver y hablar con sus compañeros, esto levanta la moral.

Bonus 30:  Herramietnas complementarias.  Existen Apps que le ayudan a concentrarse mejor y equilibrar el uso de dispositivos digitales para no distraerse y perder foco como Offtime, o Noisli que le permiten usar sonidos para hacerlo mas productivo enmascarando ruidos distractores como el ruido de un TV de fondo.  Alguans veces requerira hacer diagramas simples para mostrarle a sus compañeros, Dia es una herramietna gratuita similar a Visio que le permitira ayudar a ilustrar mejor sus ideas.