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Reuniones (certificadas) sin viajar, con Quorum, Votacion y Actas

Reuniones (certificadas) sin viajar, con Quorum, Votacion y Actas

Publicado por Juan F Montoya on 28th Mar 2020

¿Como juntas directivas y entes gubernamentales pueden convivir con el trabajo remoto?

La celebración remota de reuniones en donde se requiere certificación legal de las discusiones realizadas, la asistencia de las personas (quorum) y votación electrónica certificada puede ser una necesidad tangible y un problema para muchos, pero existe la forma de resolver esto ágil y fácilmente y con la seguridad que entrega los esquemas de blockchain.   Si les interesa saber cómo lograrlo, sigan leyendo este documento.

Councilbox es una plataforma única en la nube que permite la celebración de reuniones en remoto de Corporaciones Locales (plenos, comisiones, apertura de pliegos, etc.) por videoconferencia con voto electrónico y la redacción automática del acta y video acta.

Lo primero a resaltar es la importancia que todo el proceso de la reunión este controlada y certificada desde una misma plataforma, no solo por agilidad y facilidad, sino por la misma seguridad requerida en este tipo de reuniones.

CouncilBox Gestiona todos los procesos de una reunión: Convocatoria, delegación de voto, agenda, resultados de las votaciones y desarrollo de acuerdos alcanzados con una trazabilidad de todo el proceso garantizando el cumplimiento de las normas y Políticas de transparencia

Esta plataforma debe de dotarde validez legal a la participación a distancia por video streaming, quórum, voto electrónico seguro, delegación de voto y custodia legal desde cualquier dispositivo fijo o móvil.

Casos típicos en donde se requiere este tipo de soluciones son los consejos municipales, asambleas departamentales, juntas directivas de empresas públicas, privadas y urbanizaciones entre otras.

No solo para épocas de Crisis Ambientales y De Salud

Los beneficios de estas soluciones no son solo los obvios para tiempos de pandemia, sino también en momentos "mas normales" en donde el desplazamiento entre la ciudad por contaminantes (pico y placa) es reducido, o inclusive en situaciones totalmente normales en donde se quiera mejorar la asistencia ya que evita el desplazamiento de algunas personas que por tiempo o desgano no lo haría.  Ademas le terminara ahorrando un monton de dinero en viajes, viaticos y hoteles.  Si desea saber mas de la afectacion de la calidad del aire en las reuniones, tenemos estos articulos que le van a ser muy interesantes.

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Tecnologia Segura

  • Protocolo SSL En todas las comunicaciones con la plataforma (comunicaciones encriptadas, garantías de integridad).
  • Entrega verificada Seguimiento en tiempo real del envío y estado de todas las notificaciones electrónicas.
  • Certificación de los contenidos y voto electrónico Sellos temporales y evidencias electrónicas (certificación de voto electrónico, vídeo y audio)
  • Comprobación de participantes mediante segundas claves de mensajes SMS, correos u otra opción de reconocimiento que se desee aplicar (opcional)
  • Custodia y validez legal Archivo y custodia legal durante 5 años de todo el contenido generado en la plataforma. Esto no solo puede aplicar para reuniones totalmente virtuales donde todos los asistentes y directores estén por fuera, puede hacerse una combinación en donde algunos estén en el sitio y otros remotamente desde su casa


Optimice la experiencia y la productividad en estas reuniones

Aunque toda la solución está basada en software, es importante que los asistentes remotos tengan algunos equipos (hardware) necesarios para una correcta comunicación, de manera que sea más ágil y productiva.


Periféricos

Aunque no es obligatorio, recomendamos el acompañamiento de herramientas apropiadas de captura y reproducción para los sitios remotos.

Si bien pudiera utilizar el micrófono, el altavoz y la cámara que trae su computador, o dispositivo móvil, es bien cierto que la productividad de una reunión solo se puede obtener basada en la calidad del audio disponible. En casos extremos una reunión podría funcionar sin video, pero no podemos decir lo mismo con el audio, si esta falla prácticamente hasta hay llega la reunión.



Audio

Nuestra recomendación es usar un speakerphone con cancelación de eco y audio HD y la mejor opción acá es el ClearOne Chat50 que incluye control automático de niveles para una conversación mas natural sin distracciones, de pequeño tamaño para poder ser colocado fácilmente en la mesa y con botones de fácil acceso para enmudecerlo (demasiado útil para la agilidad de las reuniones y la privacidad)


Video

Aunque muchos computadores traen cámaras de buena calidad una cámara como la Unite50 que con su resolución 4K y un ultra amplio Angulo de visión le dará una experiencia de colaboración excepcional. Es importante el rango dinámico amplio que entrega esta cámara con características profesionales lo cual manejara mucho mejor las condiciones de Iluminacion que las webcams de consumo.


Conexión

Nuestra recomendación es usar un computador con browser Chrome en una conexión fija de cable, esto le dará una estabilidad mejor a la reunión, pero esto ya es algo más de las condiciones de la red que del sistema Councilbox. Pero si no se tiene en cuenta, esto puede hacer la reunión para los otros participantes muy molesta y comenzar a extrañar las reuniones frente a frente, y ese no es el objetivo de Ambientes Inteligentes y ConcilBox, por eso este es un punto vital a tener en cuenta, asi como la etiqueta recomendada para este tipo de reuniones. Tema que tocamos con mas detalle en este articulo que ademas da 27 ideas para un mejor aprovechamiento del teletrabajo.

Apesar de lo intuitiva y sencilla de estas herramientas es importante tener en cuenta que un buen soporte desde la sede central puede ser a veces requerido.  Por nuestra experiencia el 90% de las veces el problema esta en la conexion/red, para esto existen soluciones que permiten recibir ayuda tecnica personalizada desde su celular en donde a travez de la camara podra mostrar mas facilmetne las fallas que se estan presentando en la reunion o equipos, si les interesa saber un poco mas de esto pueden conocer de estas tecnologias aca.


Dispositivos Móviles: En su defecto también pueden usar una tablet o un smartphone con buena calidad de señal y unos buenos audífonos con micrófono, pero la verdad es que recomendamos mejor usar un computador independiente, una llamada al celular en medio de la reunion puede estropear una buena conversacion.


MAS DETALLES


Configuración previa

  • Parametrización de la cuenta conforme a los tipos de reunión propios
  • Se adecua a la organización, su normativa interna y la legislación vigente.
  • Creación de tantos censos como tipos de reunión de la organización.
  • Redacción de borradores personalizados.

Convocatoria automática por correo certificado

  • Diferentes tipos de reuniones según los estatutos
  • Asignación automática de fecha y hora por cada tipo de reunión
  • Asignación automática del censo acorde al tipo de reunión.
  • Creación del orden del día. Carga los borradores disponibles.
  • Elección del tipo de régimen de mayoría deseado.
  • Adjunta la documentación necesaria.
  • Acceso seguro: protege la reunión mediante contraseña por mail o SMS.
  • Envío automático por e-mail certificado. Seguimiento del envío.

Gestión automática del voto delegado

  • Confirmación de asistencia
  • Habilita la preparación logística de la reunión automáticamente.
  • La confirmación de asistencia permite la delegación de voto.
  • Gestión del voto delegado, con notificación al representante del poder.

Quorum y lista de asistentes

  • Cálculo automático de quórums.
  • Creación automática de la lista de asistentes.
  • Firma de lista de asistentes.
  • Certificación de asistentes, cuando entran y cuando salen
  • Indica si la reunión tiene el quorum apropiado

Toma de acuerdos y voto electrónico seguro

  • Escogencia de votaciones, públicas o anónimas
  • Recuento automático de votaciones.
  • Cálculo de régimen de mayorías.
  • Registro y gestión de los comentarios al acta.
  • Redacción de la toma de acuerdos.
  • Muestra en vivo de los resultados

Participación en remoto y administración de turnos de palabra.

  • Habilita la participación en remoto desde cualquier dispositivo
  • Use su propio PC, tablet, móvil desde su casa.
  • Sin necesidad de instalar ningún tipo de software.
  • Comunicación bidireccional del participante remoto con la sala.
  • Administración de turnos de palabra.
  • Gestión y registro de los comentarios al acta.

Videoconferencia Integrada.

  • Escuche y vea a los participantes locales y remotos
  • Reciba documentos y soportes para la discusión
  • Puede ser operado por una misma persona o por ayudante(s)
  • Selección automática o manual de cámara
  • Sincronización, audio, video, documentos, votos, participación y actas.
  • Grabación de la reunión
  • Streaming de la reunión por YouTube, Facebook live, etc, etc.

Nota:  CouncilBox usa su propia plataforma integrada de VideoConferencia, si el cliente prefiere que se transmita bajo la plataforma de ZOOM, no hay problema.  Esto se hace bajo pedido especial, entendiendo las fortalezas de Zoom para lograr conexiones estables y rápidas que a su vez son sus mismas debilidades al dejar más espacios abiertos para ataques externos.

Creación automática del acta y firma digital de documentos

  • Creación de borrador de acta en tiempo real.
  • Permite redactar, enviar y votar del acta en la propia reunión.
  • Firma digital de documentos.
  • Archivo y custodia del acta.
  • Libros de actas por tipo de reunión.

Reuniones Hibridas: Virtuales y Presenciales

  • Posibilidad de hacer reuniones con el 100% de las pesonas en el sitio 
  • Posibilidad de hacer reuniones con el 100% de las personas participando virtualmente.
  • Cualqueir combinacion de personas virtuales o presenciales
  • Integrable a soluciones de amplificacion local Bosch DCNM/Dicentis

Existen diferentes opciones, cada una para sus necesidades, contáctenos para diseñarle una a su medida y presupuesto

  • Uso discrecional de asistentes, presenciales y/o remotos,
  • Posibilidad de Identificación facial en desarrollos personalizados
  • Ajustable por número de participantes y numero de reuniones realizadas
  • Uso ilimitado del voto electrónico tanto para usuarios presenciales como remotos.
  • Seguridad: envío de claves de acceso por email/sms para usuarios remotos.
  • Almacenamiento de toda la documentación en la propia plataforma.
  • Formación: hasta dos días de capacitación para un máximo de 4 usuarios administradores.


Si desea más información, contáctenos en www.lacitaav.com o al +57 (4) 444-4755


Este físicamente en su casa, mental y productivamente en todos lados.

Reúnete en cualquier momento sin viajar con toda la seguridad requerida.

Contáctenos